Crise Covid-19 : comment repenser les espaces de travail et adopter le coworking

La crise sanitaire perdure et le télétravail continue de s’appliquer à grande échelle, d’autant plus que la menace de nouvelles périodes de confinement plane toujours. 

La start-up Bureaux A Partager a interrogé, entre mai et juin, 205 personnes dont la moitié était chefs d’entreprise -contre 38% des salariés et 12% des travailleurs indépendants. L’étude montre que 74% des entreprises étaient en télétravail, 20% ont mixé télétravail et présence au bureau et 4% ont continué à se rendre au bureau.  Les deux tiers des chefs d’entreprise ont déclaré s’orienter vers plus de télétravail, tout en réfléchissant à réduire leur surface de bureaux. L’objectif : faire des économies (43%), rendre les contrats de location plus flexibles (33%) et réduire le nombre de postes de travail (26%). Un tiers d’entre eux songent même à changer de locaux. Et deux tiers disent ne pas pouvoir se passer de bureaux pour au moins trois raisons : il faut maintenir un lien social (82%), assurer un équilibre entre vie privée et professionnelle (74%) et entretenir la culture d’entreprise (66%).

Les limites du télétravail 

Certaines entreprises comme Schneider Electric (depuis 2018) avaient déjà généralisé deux jours de télétravail par semaine. Mais ce n’est pas la panacée. «Le télétravail a provoqué des contraintes, des burn-out, des problèmes de management (…). On a besoin de retourner au travail, de se voir, de se parler, de recréer de la richesse tous ensemble», déclarait, en juin dernier, Geoffroy Roux de Bézieux, président du Medef. 

Le modèle du télétravail a donc montré ses limites : problème d’ergonomie, suppression des interactions sociales, perte du sentiment d’appartenance à l’entreprise ; et, à plus long terme, un risque de désengagement et de démotivation. L’enchaînement de réunions virtuelles et une planification rigoureuse ne doivent pas empêcher les échanges informels entre collègues – source d’idées et de créativité.

Redonner envie de revenir au bureau 

Il faut donc donner envie de se retrouver au bureau en dépit des conditions sanitaires strictes : port du masque, distanciation, limitation des lieux de convivialité tels que cafétérias, comportements responsables, etc. Il faut inciter à revenir au bureau parce qu’on en éprouve le besoin et que c’est utile et agréable. En conséquence, les locaux seront plus accueillants, plus confortables, plus inspirants… Ils doivent être contractuellement et matériellement plus flexibles. Idéalement, il faut pouvoir moduler le nombre de postes selon les besoins du moment.« Nous devons repenser l’expérience au bureau et revaloriser son rôle», explique un designer d’espaces de travail chez Steelcase. « Il faut favoriser la créativité, l’intelligence collective, la ‘sérendipité’ » [de ‘serendipity’: capacité à faire des découvertes de façon fortuite] ou encore « la collaboration impromptue, capable de stimuler l’innovation». Facile à faire ? Si tous les collaborateurs rejoignent leur «open space», il faut y réduire la densité des postes de travail, en changer la disposition, tout en érigeant des barrières de protection (des bulles, les plus transparentes possibles).

Que faire des ‘open spaces’ et des ‘flex offices’ ?

Les open spaces sont revus en «espaces de socialisation», accueillants, flexibles, donc facilement ré-aménageables  Ils utilisent des matériaux à la fois agréables, confortables et facilement nettoyables.

Les flex offices, visant à ne plus attribuer de postes de travail nominatifs, posent question. Une partie de la réponse consisterait à laisser les collaborateurs se répartir entre trois lieux de travail : bureau, domicile, espaces de coworking. Au bureau, la réservation d’un poste de travail pourrait être définie par périodes déterminées – journées ou semaines, en fonction des réunions d’équipes, etc. Certains aménageurs parlent aussi d’évolution vers des « happen spaces », des lieux facilitant le travail en équipes, la communication sous diverses formes et pouvant mixer le présentiel et la visioconférence.

La réponse du coworking

Le coworking peut être un complément. Il s’agit de louer quelques bureaux économiques et confortables, avec une flexibilité de quelques mois, permettant de diminuer les temps de déplacement, et donc, autant que possible, en ville. Leurs promoteurs (Bureaux A partager, Deskeo, La Maison du Coworking, Spaces, WeWork, Wojo… ) parlent de « dynamic office” alliant la flexibilité, le calme (avec des bulles pour deux à quatre personnes), des salles de réunion, des espaces créatifs et de détente, etc. Ils ont séduit des groupes comme Orange.

Car avec le poste de travail portable, l’espace de travail est facilement nomade, donc adapté à des espaces de coworking occupant des bâtiments de petite taille, bien desservis par les transports. Il reste à en justifier le budget…

Pierre MANGIN